PRIVACY POLICY

Laatst bijgewerkt op 11/03/2019

Algemeen

HeBoStar BVBA, met zetel te 9190 Stekene (Kemzeke), Breedstraat 32A, ingeschreven in het RPR te Dendermonde onder het nummer 0467.269.685 (hierna: HeBoStar) neemt jouw privacy ter harte en treft dan ook alle passende maatregelen om jouw privacy te beschermen.

Via dit privacybeleid willen wij je zo transparant mogelijk uitleggen welke gegevens wij van jou verzamelen, waarom we deze verzamelen, hoe we deze gegevens gebruiken en hoe we hiermee omgaan. We verduidelijken tevens wat we doen om je privacy te beschermen, hoe je inspraak hebt en hoe je je privacy-rechten kan uitoefenen.

1. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens van natuurlijke personen die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken.

Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van klanten, professionele partners en elkeen die in contact komt met HeBoStar en /of vennootschappen verbonden met HeBoStar, in relatie tot onze producten en –diensten.

Dit privacybeleid is eveneens van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze kantoren, contactpunten, websites, klantenportaal , meedoet aan een marktonderzoek, survey, wedstrijd, actie of event, indien je contact hebt met onze verkoop-, promotie-, en/of andere medewerkers of op enige andere wijze gebruik maakt van onze producten en diensten. Ook de persoonsgegevens van prospecten/geïnteresseerden worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.

1. Wat betekent 'verwerking van gegevens' en wie is daarvoor verantwoordelijk?

• Definitie

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 3 van dit privacybeleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere – al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés – het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

• Verwerkingsverantwoordelijke

HeBoStar BVBA, met zetel te 9190 Stekene (Kemzeke), Breedstraat 32A, ingeschreven in het RPR te Dendermonde onder het nummer 0467.269.685 (hierna: HeBoStar) is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat HeBoStar het doel en de middelen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens vaststelt.

• Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van diensten van derden.

Algemeen

Onze websites vermelden soms links naar sites van derden waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens indien u wenst gebruik te maken van deze links.

Facebook, Twitter, Linkedin, Pinterest, You Tube, Instagram en/of eventuele links naar social media

Onze site bevat links naar sociale netwerken zoals Facebook, Twitter en Linkedin. Deze laten u toe op deze platformen informatie te delen. Deze links worden beheerd door de sociale netwerken zelf. Bijgevolg hebben wij geen controle op de toepassingen die deze bedrijven met die links maken. Lees daarom aandachtig hun beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens indien u wenst gebruik te maken van deze links.

1. Welke persoonsgegevens verwerken we?

• De persoonsgegevens die je met ons deelt

We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch, schriftelijk (bijvoorbeeld door je via de website in te schrijven op onze nieuwsbrief, je inschrijft om ‘tips & tricks’ en/of ons magazine te ontvangen of ander formulieren op onze website, beurzen of events invult, je een e-mail stuurt, je inschrijft voor een wedstrijd, infomoment of lanceringevent met betrekking tot één van onze projecten, je inlogt op het klantenportaal en daar informatie deelt zoals een profielfoto en contactgegevens, etc.) of mondeling.

• De persoonsgegevens die onze systemen verzamelen

Daarnaast registreren onze systemen ook persoonsgegevens die worden gegenereerd tijdens jouw gebruik van onze websites (bijvoorbeeld Cookies - zie hiervoor ook ons Cookiebeleid -, locatievoorzieningen, IP-adres).

• De persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden

We kunnen een deel van de gegevens verkrijgen via bedrijven die uw gegevens aanvullen met informatie die ze ons mogen doorgeven. In dit geval laten wij jou steeds weten dat wij jouw gegevens via dergelijke bedrijven hebben verkregen en geven we jou steeds de mogelijkheid om aan te geven of u al dan niet nog wenst gecontacteerd te worden.

• Categorieën persoonsgegevens

We onderscheiden verschillende categorieën van persoonsgegevens, die met elkaar kunnen gecombineerd worden:

- Gebruikersg​egevens: hiermee kunnen we je identificeren of contact met je opnemen (bijvoorbeeld je naam, adres, telefoonnummer, je taalvoorkeur, je geboortedatum, je burgerlijke staat, , je e-mailadres, je deelname aan onze acties, je gebruik van onze website etc.);
- Verkeersgegevens: deze technische gegevens hebben we nodig om onze elektronische communicatie vlot te laten verlopen, zoals uw IP-adres;
- Locatiegegevens: met deze gegevens kunnen we uw locatie vaststellen. Wij gebruiken deze gegevens om onze diensten af te stemmen op uw behoeften;
- Rijksregisternummer;
- Financiële gegevens;
- Gegevens van minderjarigen: Wij zullen dit steeds concreet toelichten en met de nodige zorg behandelen.

1. Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?

• Algemeen

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

- In het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van overeenkomsten en in het kader van onze dienst na verkoop;
- Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en/of
- Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

• Onze concrete verwerkingsactiviteiten

Wij verzamelen persoonsgegevens voor volgende concrete doeleinden:

- Om aanvragen over onze producten en diensten in behandeling te nemen

Als je onze websites bezoekt en/of contact heeft met onze medewerkers om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over jou ontvangen, gebruiken we om jou van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze die jij aangeeft. Als je je hebt ingeschreven voor het ontvangen van de nieuwsbrief, is afmelding hiervoor op ieder moment mogelijk. Afmelden is mogelijk middels de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief. Ook wanneer je uiteindelijk beslist om met ons een overeenkomst te sluiten, zullen wij jou, voor het beheer van deze contractuele relatie, om een aantal persoonsgegevens vragen zoals naam, adres, geboortedatum, burgerlijke staat, e-mail, etc.

- Om u de beste service aan te bieden

We houden je gegevens bij om onze klantenservice te verbeteren. Willen we onze producten en diensten correct opzetten, onderhouden en ondersteunen, dan hebben we die gegevens nodig. Op die manier kunnen we jou ook contacteren voor de volgende stap in onze samenwerking of om feedback over onze diensten te vragen.

- Om u te informeren over onze producten, diensten en activiteiten 

We kunnen jouw gegevens gebruiken om je te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen of om een profiel over jou op te maken zodat we jou kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor jou interessant zijn. Dat kunnen we zowel schriftelijk, elektronisch als telefonisch doen. We gebruiken jouw gegevens ook voor de nieuwsbrieven waarvoor je intekent. Je zal alleen communicatie per e-mail ontvangen als je hiervoor jouw toestemming hebt gegeven, voor zover die vereist is. We kunnen ook je surf- en leesgedrag analyseren en content maken voor onze websites of nieuwsbrieven die bij je wensen past. Dit doen we door jouw bezoeken te registreren, met de activiteiten die er plaatsvinden. Denk aan het bekijken van pagina's of op links klikken. Zo kunnen we jou ook gemakkelijker toegang geven tot de informatie die je zoekt. 

- Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen

In een aantal gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties. 

- Om onze prestaties op te volgen 

Wij kunnen je gegevens en profiel gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Dit doen we onder meer aan de hand van feedback van klanten over onze diensten, gegevens die we bekomen tijdens ons onderhoud met of onze tussenkomst bij klanten en vragen van klanten.

- Om eenieders veiligheid te garanderen

In ons kantoor te Stekene word je gefilmd door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer kunnen worden te voorkomen. Ook op onze werven kan je om diezelfde redenen gefilmd worden.

- Om studies, testen en statistieken bij te houden

Wij kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over de interesse in onze producten en diensten, het gebruik van onze diensten en/of de tevredenheid over onze producten en diensten. De gegevens die hierbij worden gebruikt zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om onze huidige producten- en dienstenen onze processen te evalueren en deze aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen.

1. Hoe beveiligen we jullie persoonsgegevens

• HeBoStar streeft ernaar je persoonsgegevens en privacy maximaal te beschermen, dit door middel van organisatorische en technische maatregelen.
• Onze medewerkers worden intern opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke informatie. HeBoStar beschikt ook over een interne IT-afdeling die met haar gespecialiseerd team instaat voor de veiligheid van onze IT-infrastructuur. Zij maken gebruik van allerlei technische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Bovendien hebben wij een audit uitgevoerd op de door ons getroffen beveiligingsmaatregelen. Moest er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor jouw persoonsgegevens, dan wordt je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
  
• Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot jouw persoonsgegevens is beperkt en onze werknemers worden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang verleend tot jouw persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

1. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?

• Datatransfers

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven geen gegevens door aan derden tenzij:

- Aan onze rechtsopvolgers en de met HeBoStar verbonden vennootschappen. Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan onze eventuele rechtsopvolgers en aan de met HeBoStar verbonden vennootschappen.

- Dit nodig is voor onze dienstverlening. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken we met derde partijen of schakelen we onderaannemers in. HeBoStar BVBA zal deze doorgifte beperken tot een minimum en tot hetgeen strikt noodzakelijk om een afgesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, jouw gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daartoe adequate contractuele waarborgen. Zo zal een derde partij jouw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten jouw gegevens gewist worden van zodra de derde partij z'n opdracht heeft voltooid.

- Er een wettelijke verplichting is. Wij verwijzen hiervoor naar punt 4 van dit privacybeleid.

- Er een gerechtvaardigd belang is voor HeBoStar of de betrokken derde. We zullen je persoonsgegevens enkel doorgeven indien je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en je zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens in geval van wettelijke uitzonderingen).
Je ons daar toelating voor geeft. Indien HeBoStar in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming.  Je hebt in dit geval steeds het recht je toestemming te weigeren of later je toestemming terug in te trekken.

1. Internationale verwerking van je persoonsgegevens

Voor zover persoonsgegevens (naar aanleiding van en datatransfer beschreven in punt 6 van dit privacybeleid) buiten de Europese Unie wordt verwerkt, zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de Europese unie zouden genieten, conform de Europese regelgeving.

1. Gebruik van anonieme gegevens

Wij gebruiken anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden en interne/externe rapportering. Deze gegevens zijn niet terug te brengen naar een bepaalde natuurlijke persoon. Zo kunnen wij bijvoorbeeld anonieme bevragingen organiseren in het kader van evenementen, opendeurweekends, etc.. deze anonieme bevragingen stellen ons in staat om onze huidige producten en diensten te evalueren en eventueel aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu.

1. Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

• Overzicht van je privacy-rechten

Je hebt recht op toegang tot uw gegevens. Je kan ons op ieder ogenblik vragen of wij al dan niet persoonsgegevens van jou verwerken, en als wij ze verwerken, om die gegevens in te zien en informatie te ontvangen over:

- De verwerkingsdoeleinden;
- De betrokken categorieën van persoonsgegevens;
- De ontvangers of categorieën van ontvangers;
- Indien mogelijk de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
- Het bestaan van je privacy-rechten en het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
- De bron van de verwerkte gegevens;
- Bij doorgifte buiten de EU: de passende waarborgen
- Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens in begrijpelijke vorm, HeBoStar kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.

Je hebt het recht op verbetering van persoonsgegevens. Je bent gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op jou betrekking hebben kosteloos te doen verbeteren, alsook alle onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen. Om je gegevens up-to-date te houden vragen we je dan ook om ons elke wijziging te melden. Dit kan via e-mail op info@hebostar.be.

Je hebt het recht op gegevenswissing. Je hebt het recht, om zonder redelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

- wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt door HeBoStar;
- wanneer je je toestemming intrekt en er geen andere grondslag is voor de verwerking;
- wanneer je bezwaar maakt tegen verwerking van je persoonsgegevens en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking;
- wanneer je persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
- wanneer je persoonsgegevens moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
- wanneer je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

Je recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en je hebt het recht die gegevens aan een andere onderneming over te dragen, of HeBoStar te vragen deze gegevens rechtstreeks aan een andere onderneming over te dragen. In dat laatste geval sta je zelf in voor de juistheid van de gegevens en de veiligheid van het (e-mail) adres dat je voor overdracht opgeeft aan HeBoStar. HeBoStar heeft het recht dit te weigeren indien de rechtstreekse overdracht technisch niet mogelijk is. Overdraagbaarheid van persoonsgegevens is enkel van toepassing op persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt, gebaseerd op toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst.

Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van HeBoStar. HeBoStar zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij HeBoStar kan aantonen dat er dwingende en legitieme gronden voorhanden zijn die zwaarder wegen dan die van jou of wanneer de verwerking van je persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van  een rechtsvordering.

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heb je te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor dergelijke marketing, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing. Wanneer je bezwaar maakt tegen verwerking ten behoeve van direct marketing, worden je persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden verwerkt.

Je bent gerechtigd om je toestemming te allen tijde in te trekken, evenwel zonder dat dit afbreuk kan doen aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming die vóór intrekking werd gegeven.

1. Praktisch

Je kan je privacy-rechten schriftelijk uitoefenen,  gericht aan HeBoStar, Breedstraat 32A, 9190 Stekene (Kemzeke), of per e-mail naar info@hebostar.be. We hebben 30 dagen om je aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer we je aanvraag schriftelijk hebben ontvangen en alle vereiste informatie om aan je aanvraag te voldoen in handen hebben.

Om je privacy-rechten uit te oefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, zullen wij je om een bewijs van je identiteit vragen door middel van een kopie van je identiteitskaart. Wij willen immers je privacy maximaal beschermen.

Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter ervan. In dit geval hebben wij conform de privacywetgeving de keuze om ofwel je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening gehouden wordt met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstreken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen, ofwel te weigeren gevolg te geven aan het verzoek.

1. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
   We dragen zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. We zullen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Zo worden gebruikersgegevens van prospecten 3 jaar bewaard. De persoonsgegevens van klanten worden 20 jaar bewaard, dit om de dienstverlening na verkoop te verzekeren en  om onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen, zo zijn wij wettelijk verplicht fiscale en boekhoudkundige gegevens 7 jaar te bewaren. Gevoelige gegevens zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens van minderjarigen worden een jaar bewaard. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens volledig geanonimiseerd of verwijderd.

1. Hoe kan ik HeBoStar contacteren?
   Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met HeBoStar via info@hebostar.be.

1. Aanpassingen aan ons privacybeleid
   We kunnen op elk moment onze Privacybeleid aanpassen en stellen de meest recente versie ter beschikking op onze website www.hebstar.be. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen.

In geval van tegenstrijdigheid hebben de bijzondere voorwaarden die van toepassing zijn op specifieke producten en diensten voorrang op dit privacybeleid.

1. De toezichthoudende autoriteit
   Mochten uw klachten kenbaar gemaakt via info@hebostar.be niet kunnen worden opgelost, kunt u te allen tijde een klacht indienen bij de Toezichthoudende Autoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / www.privacycommission.be